38 % zaměstnanců, kteří pracují hybridně, říká, že jejich největší výzvou je vědět, kdy a proč přijít do kanceláře.
Přehodnocení role kanceláře
Vzhledem k tomu, že se svět přesouvá do hybridní práce, největší příležitostí pro top management je přehodnotit roli kanceláře a jednoznačně komunikovat proč, kdy a jak často by se týmy měly scházet osobně.
Více než třetina (38 %) zaměstnanců pracujících hybridně uvádí, že jejich největší výzvou je vědět, kdy a proč do kanceláře přijít. Přesto jen málo společností (pouze 28 %) nastavilo týmová pravidla, které jasně definují nové normy.
Radikální změna konceptu
Aby kancelář fungovala pro všechny zaměstnance, bude vyžadovat radikální změnu konceptu. Neexistuje žádný univerzální přístup.
Můžete experimentovat s "týmovými úterky" nebo hodinami v kanceláři mezi 12 a 14 hod, dva dny v týdnu apod. Můžete zavést čtvrtletní offsite, které pravidelně zahrnou členy týmu pracující na dálku.
Hlavní je, aby manažeři poskytovali zaměstnancům jasné pokyny, když oni sami budou experimentovat a zjišťovat, co funguje pro jejich tým.
Jen 28 % firem nastavilo nová týmová pravidla
Vnitřní předpis ve organizaci, například organizační řád obvykle popisuje pravidla, která jsou závazná pro všechny manažery a řadové zaměstnance. Například benefity a další náležitosti, které zaměstnancům slouží se zorientovat v interním chodu firmy.
S přechodem na nové formy práce by právě top management měl razantně změnit vnitřní předpisy.
Povinnost nebo benefit?
Stala se práce v kanceláři příjemným benefitem nebo je pro někoho nepříjemnou povinností?
Jsou firmy, které se snaží dostat většinu zaměstnanců zpět do kanceláře. Současně si některé z těchto firem nedefinovaly nový způsob práce a interní pravidla ani organizační řád nezměnily. Pak sledujeme, jak nařízení návratu do kanceláří nefunguje a navíc klesá produktivita práce z domova i celkově.
Zodpovědnost má v rukou top management. Pokud něco zanedbá, změna vázne.
Změna forem schůzek
Mění se formy práce včetně forem organiace a provedení schůzek. Pro hybridní schůzky se navíc přidávají technologie. Aby se hybridní schůzky staly příjemným zážitkem pro každého, vyžaduje to investice do tří věcí: hardwaru, softwaru a kultury.
Nejprve můžete začít rozšířením stávajícího hardwaru o kamery nejlépe s umělou inteligencí, které jsou navržené pro lidi, kteří nejsou osobně v místnosti. Můžete zvážit přidání větších obrazovek, aby každý měl místo u stolu a vytvořil prostor pro spolupráci.
Ve druhém kroku můžete nechte všechny, aby se připojili k jedné platformě a vytvořili sdílené prostředí. Nemůžete upřednostnit ani upozadit nikoho jenom z toho důvodu, že je připojen vzdáleně.
Ve třetím kroku si můžete vytvořit takové kulturní normy pro hybridní setkání, aby se všichni cítili zahrnuti, vtažení a schopni přispět.
Kde získat data pro správná rozhodnutí?
Základním nástrojem pro top management v době plánování nových forem práce m§že být služba "Moje organizace". Najdete ji jako součást Microsoft Viva Insights a top managementu slouží jak k plánování změny, tak k jejímu řízení a to na základě dat.
Služba "Moje organizace" monitorování skutečné chování zaměstnanců a manažerů a poskytuje predikce, na které může top management v předstihu reagovat.
Obrázek: Příklad jednoho z mnoha datových výstupů "Moje organizace" pro řízení změny forem práce.
Příkladem doporučení je identifikace rizika vyhoření, způsob využívání času manažerů i řadových zaměstnanců. Může pak odhalit skupiny, které jsou nejvíce zasaženy špatným plánováním týmového času, propadem produktivity nebo poklesem zaujetí pro svou práci.
Zdroj: Microsoft Work Trend Index 2022