Mezi priority roku 2023 stále patří kromě mezigenerační problematiky a wellbeingu také digitalizace HR procesů. Dnes vám přinášíme zkušenosti našich klientů a Conectio konzultantů.
V čem může pomoci úvodní inspirační workshop?
Situace 1:
HR oddělení si není jisté, zda chce komplexní systém nebo flexi aplikace, proto vypíše výběrové řízení. Často vyhrává méně finančně náročné řešení, kdy dodavatel slíbí velkou flexibilitu.
Negativní dopady:
Každý dodavatel má tendenci prodávat svoje řešení bez ohledu na vyhodnocení, zda se opravdu jedná o to nejvhodnější řešení pro zákazníka.
Dodavatel má v řadách konzultanty, kteří mají dokonalou znalost jejich systému, ale chybí hlubší znalosti HR.
Chybí pohled, co přesně bude klient potřebovat za 3-5 let.
Tipy pro ideální řešení:
Před samotným výběrovým řízením si uspořádejte inovační workshop (s nezávislým konzultantem nebo s interním specialistou). Rozšiřte diskusní tým (HR, IT) o business lidi. Nechte se vést přes otázky, abyste zjistili, co přesně potřebujete s ohledem na počet zaměstnanců, geografii, potřeby oddělení a procesů.
Úroveň digitalizace si můžete změřit pomocí nástroje (což nabízíme v rámci inovačního workshopu) – HR Digi screening.
Najměte si externí firmu na vedení výběrového řízení.
Jak řídit implementaci HRIS?
Situace 2:
Většinou je pro účely implementace HRIS na straně společnosti jmenován někdo z HR týmu, který spolupracuje s projektovým manažerem dodavatele implementace a kromě práce HRIS interního projektového manažera musí zvládnout i povinnosti své vlastní náplně práce (HR manažer, HRBP, atd…).
Negativní dopady:
Výsledkem je několika měsíční kritický nedostatek kapacity na straně HR oddělení, nespokojenost businessu, neboť tento projekt zaměstnává i ostatní členy týmu (design, testování, školení, komunikace a change management).
Nedostatek kapacity vyústí v extra náklady, které by nebyly potřeba v takové míře, pokud by byla kapacita zohledněna v úvodní fázi. To má zároveň vliv na kvalitu implementačního projektu, každodenní HR práci i stabilitu HR týmu.
Tipy pro ideální řešení:
Řešením, které zamezí výše uvedeným problémům, je najmutí externího interim projektového manažera v kapacitě cca 2 MD týdně, který se věnuje plně přípravě procesu a řízení implementace.
Kdy připravit, upravit HR proces před digitalizací?
Situace 3:
Většina společností plánuje, že využije digitalizaci určitého HR procesu k jeho optimalizaci, tj. revize před jeho digitalizací. Motivace k tomuto kroku bývá vidina úspory budoucích HRIS nákladů, dále možnost spojit komunikaci a change management aktivit pro úpravu procesu a kick-off digitalizace.
Negativní dopady:
Bohužel i modernizace procesu obvykle vyžaduje několikaměsíční práci, diskusi, zvážení alternativ, otestování přijetí změn zaměstnanci, atd. Společnosti obvykle plánují kratší dobu a kapacity než na vlastní implementaci.
Zároveň je snaha proces upravit dle logiky nového HRIS. Problém nastává v tom, že v době přípravy procesu na implementaci není ještě k dispozici implementační tým dodavatele a není ani interní tým v detailu vyškolen, tudíž HR týmu chybí potřebné know-how, aby bylo možné požadavky společnosti na úpravu procesu a možnosti systému dostatečně sladit.
Riziko je i v období, které uplyne mezi výběrovým řízením a reálnou implementací určitého procesu.
Oproti původnímu záměru se v reálu řeší úpravy procesu za pochodu během implementace, což ji prodlužuje a zvyšuje náklady oproti plánovaným tím, že je potřeba řešit velké množství změn oproti původnímu plánu.
Tipy pro ideální řešení:
Prodiskutovat, připravit plán a návrh optimalizace procesu před výběrem systému a dodavatele.
Při výběru dodavatele provést gap analýzu a dojít k návrhu optimálního řešení zohledňujícího plánovanou best practice pro organizaci a zároveň možnosti a logiku vybraného systému. Toto řešit zdarma v rámci výběrového řízení, kdy dojde k získání podrobných znalostí o systému na straně HR týmu.
Doporučujeme nové řešení procesu schválit a odkomunikovat před začátkem vlastní technické implementace.
Tím lze udržet implementační projekt po stránce časové i finanční v rámci plánu a HR týmu usnadnit implementační projekt.
Byly pro Vás tyto tipy užitečné?
Napište autorce tohoto příspěvku.