Barrandov Studio a.s. je jedním z největších a nejdéle působících filmových studií v Evropě. Zaměstnává přes 150 lidí a v polovině roku 2021 nám vedení společnosti zadalo úkol modernizovat HR procesy.
Na základě počtu zaměstnanců, zastoupených pracovních pozic a očekávání vedení společnosti jsme přistoupili k digitalizaci. K tomu jsme využili moderní cloudový HR informační systém (HRIS) postavený na osvědčené HR metodice, která se neustále vyvíjí společně s potřebami organizace.
Parametry výběru technologie
Hlavní důvody pro volbu konkrétní technologie FledgeHR byly zejména:
Automatizace HR administrativy a eliminace chyb
Nábor v souladu s GDPR a návaznost na kariérní web
Docházka, schvalování a evidence nepřítomností
Napojení na mzdový systém
Zaměstnanecká samoobsluha pro všechny včetně dělnických pozic
Přístup k datům a reporty pro vedení společnosti
Postup implementace
Projekt obsahoval čtyři postupné kroky a samotná implementace měla tři fáze:
1. Analýza (srpen 2021)
V rámci prvního kroku jsme prostřednictvím nástroje People & Culture Barometer analyzovali:
stávající HR procesy
úroveň digitalizace HR procesů
Výstupy jsme konzultovali s vedením společnosti, určili si priority pro digitalizaci jednotlivých procesů a zároveň jsme navrhli re-design některých z nich tak, aby odpovídaly moderním trendům.
2. Příprava implementace (září 2022)
Zde jsme prošli těmito kroky:
Stanovení priorit a detailního implementačního plánu
Interní komunikace – vedení, manažeři, IT
Příprava systému pro spuštění
Revize aktuální pracovně právní dokumentace
Manuální kontrola správnosti dat zaměstnanců (data nástupů, pozice….)
3. Implementace – (říjen 2021 - květen 2022)
Prioritou pro nás byla personální administrativa, protože dosud neexistoval systém, kde by byly data o zaměstnancích systematicky a bezpečně uložena.
Složení zaměstnanců ve společnosti Barrandov Studio je velmi různorodé a zhruba 30% z nich nemá vlastní počítač ani email. Vybrali jsme proto z většiny týmů „digitální ambasadory“, kteří byli proškoleni dříve a ve větším detailu než ostatní zaměstnanci. Mohli pak pomáhat svým kolegům při používání FledgeHR přímo na pracovištích a zároveň implementačnímu týmu poskytovat zpětnou vazbu.
Vlastní implementace probíhala v několika fázích:
1. Fáze: HR administrativa - zaměřeno na personalisty
2. Fáze: Příprava zapojení zaměstnanců - zaměřeno na komunikaci
3. Fáze: Zapojení zaměstnanců - zaměřeno na proces náboru a evidence pracovní doby
4. Vylaďování systému, nasazení dalších procesů – (od června 2022)
Postupně společně s programátory vylepšujeme některé funkce a reporty tak, aby práce personalistů byla maximálně efektivní.
Současně připravujeme na využití dalších modulů včetně onboardingu, vzdělávání nebo řízení výkonu.
Co bylo při implementaci nejtěžší?
Strach z neznámého a nedůvěra v moderní technologie. To jsme očekávali, a proto jsme od začátku pracovali nejen s „digitálními ambasadory“, připravili jsme také detailní manuály (zvlášť pro zaměstnance a manažery) a poskytovali individuální konzultace uživatelům.
A výsledek?
Personalisté
úspoří více času a zredukovali chybovost
pracují v souladu s legislativou v oblasti ochrany osobních údajů
lépe řídí termíny prohlídek, školení a další
Manažeři
posilují svou roli manažera (např. jsou začleněni do více procesů, rozumí kontextu a více se zapojují)
mají přístup k informacím odkudkoliv
Zaměstnanci
mají přístup k informacím odkudkoliv (např. vidí transparentní organizační strukturu, kontrolují aktuálnost svých osobních údajů včetně složky s pracovně-právními dokumenty, spravují vlastní nepřítomnost, čerpání dovolené apod.)
Slovo na závěr
Nový systém FledgeHR zefektivnil službu komplexního outsourcingu personalistiky, který CONECTIO poskytuje.
„Vedení personalistiky ve spolupráci se společností Conectio nám ukázalo nové možnosti a zlepšilo chápání role manažera ve vztahu k zaměstnancům, kolegům i zákazníkům", řekla Lenka Piškulová, finanční ředitelka společnosti Barrandov Studio a.s..
Gabriela Adameková, mzdová účetní Lautia, s. r. o. hodnotila: „Jako zpracovatel mezd společnosti Studio Barrandov a.s. jsme požádali o možnost nahlížení do systému FledgeHR. Možnost přístupu do systému nám zjednodušila, urychlila získání informací o zaměstnancích nezávazně na spolupráci s personalisty. FledgeHR je velmi přehledný, všestranný, pro HR oddělení velmi dobře použitelný nástroj."
Lenka Piškulová ještě dodala: „Na míru postavené vzdělávání v oblasti hard skills a osobního seberozvoje, proaktivní přístup v běžných denních záležitostech, profesionální systém náborů nových zaměstnanců, onboarding a zavedení digitalizace personalistiky – to je stručné shrnutí roční spolupráce se společností Conectio."