Pandemie Covid-19 zcela změnila způsob, jakým zaměstnanci fungovali, a podniky proto dnes transformují své HR procesy. Vidíme posun v prioritách HR – přesunuly se od zlepšování produktivity a výkonu zaměstnanců k přeladění HR procesů spolu s každým dalším obchodním procesem k práci na dálku.
Nyní, když se firmy přizpůsobily „novému normálu“, se priority HR posouvají zpět k tomu, co byly. Ale zjišťujeme, že tradiční metody zvyšování kvalifikace zaměstnanců nemají šanci v dnešních dynamických podmínkách.
V návaznosti na tento fakt je níže popsáno šest námětů na zlepšení HR procesů, které můžou pomoci se sladěním HR systému a realizací priorit byznysu. Vylepšením těchto procesů odstraníte plýtvání a nadbytečnost, zrychlíte odezvu a vytvoříte produktivnější pracovní prostředí. Nejdůležitější je, že přeorientujete čas a energii tak, aby se váš tým mohl postarat o lidi, díky kterým je vaše společnost úspěšná.
Abyste se mohli zlepšit, potřebujete nejdříve provést objektivní hodnocení kvality svých základních HR procesů. People & Culture Barometer (www.conectio.eu/barometer) měří kvalitu HR procesů od náboru po odchod zaměstnance. Výsledky porovnává s průměrnými výsledky od jiných firem.
Automatizujte sledování procesů HR
Kontakt se zaměstnanci a rozesílání upomínek na sdílení dokumentů a souvisejících materiálů je jedním z nejnudnějších úkolů HR procesů. S prací na dálku se to ještě více zkomplikuje, protože nemůžete jen tak dojít ke stolu, abyste to udělali.
Nejlepším způsobem, jak se s tímto problémem vypořádat, je analyzovat požadavky na dokumentaci, sepsat je, aby vám nic neuniklo, a vytvořit automatické připomenutí, které v případě, že není práce hotová, notifikuje toho, kdo má provést další akci. Využívají se rozličné komunikační kanály jako je email, firemní sociální síť, mobilní aplikace, MS Teams apod. podle toho, kde se vlastník další akce právě pohybuje.
Jak víte, HR dokumenty a smlouvy jsou důležité, ale stejně tak čas vašich týmů, protože je toho tolik, co je třeba udělat. To je důvod, proč investujete do automatizace, abyste je zbavili opakujících se administrativních úkolů. Automatizace pomáhá zlepšit efektivitu a účinnost procesů při správné implementaci.
Pro zlepšení v této oblasti si přečtěte více o HR Digi Screening. Zde si změříte, do jaké míry jsou vaše HR procesy zdigitalizované. https://www.conectio.eu/screening
Zlepšete zkušenosti se systémy HR
HR systémy (HRIS) by mohly být nejlepším přítelem vašeho týmu. Core HR Systémy udržují organizační data, podporují provádění změn v organizaci a moderní HR aplikace zjednodušují procesy a zlepšují zkušenost zaměstnanců a manažerů. Jedná se například o zjednodušení procesů žádostí, docházky, získávání zpětné vazby, oceňování, měření angažovanosti a wellbeingu, schvalování a podpisy dokumentů, aktualizace odměňování mezd a hodnocení výkonu.
Většina HR systémů je často opomíjena, protože nejsou hlavní prioritou cílů managementu. Když jsou přechody na moderní systémy upozaděny, velmi rychle zaměstnanci přestanou systém používat a začnou komunikovat přímo s týmy HR, což způsobí, že se proces stane ještě nepředvídatelnějším.
Věnujte čas a úsilí zjednodušení svého HR systému. Odstraňte nepotřebné funkce a zaměřte se na vylepšování funkcí, které jsou nejdůležitější. Pochopte stávající pracovní postupy systémových operací a přepracujte je, abyste proces zjednodušili.
Váš projekt aktualizace systému by se měl zaměřit na jednu věc – na všechny, kdo HR systémy používá (zaměstnanci, manažeři, HR týmy, ale i dodavatelé). Měli by být schopni snadno používat všechny důležité funkce systému. Zlepšení uživatelské zkušenosti je jedním z nejlepších nápadů, jak zlepšit HR procesy, protože vám to pomůže uvolnit ruce od administrace a věnovat se potřebám byznysu.
Více o zlepšení této oblasti: https://www.conectio.eu/hris
Investujte do nástrojů pro spolupráci
Nástroje pro spolupráci zaznamenaly od pandemické krize prudký nárůst používání. Vzhledem k tomu, že se lidé začaly pracovat na dálku, vyvstala kritická potřeba nástroje pro celou organizaci, který umožňuje snadnou komunikaci navzdory fyzické vzdálenosti.
Dalším námětem, jak zlepšit výkon vašich HR procesů, je investovat do takového nástroje pro spolupráci, který pomáhá vašim HR týmům lépe komunikovat se zaměstnanci. Pomáhá také zvýšit produktivitu pomocí běžných funkcí, jako je správa úkolů, termíny plnění, kontrolní seznamy, komentáře, nastavení priorit a šablony. Zamyslete se nad výběrem otázek a také nezapomeňte na moderátora, který bude vše vést.
Více o zlepšení této oblasti: https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-teams/collaboration
Zeptejte se svých zaměstnanců, co chtějí
Práce na dálku odhalila některé nové požadavky zaměstnanců, které nebyly nikdy předtím zmíněny. Od systému domácí kanceláře po rychlejší připojení Wi-Fi se týmy HR zabývaly mnoha variantami požadavků zaměstnanců.
Očekává se, že práce z domova bude pokračovat a tyto požadavky budou i nadále narůstat. Krokem ke zlepšení HR procesů je provádění průběžných anket na určité téma v rámci organizace, abyste pochopili výzvy a požadavky svých zaměstnanců. Využijte to jako příležitost k přímému spojení se svými zaměstnanci a nabídněte řešení jejich problémů a potřeb, protože komunikace a plán změn jde ruku v ruce!
Více o zlepšení této oblasti: https://news.microsoft.com/employee-experience
Zdokumentujte své znovuobjevené HR procesy
Vaše HR procesy prošly za poslední dobu smrští změn a nyní je čas zdokumentovat nové pracovní postupy.
Přidělte svému HR týmu termín, aby mohl analyzovat nový způsob fungování vašich HR procesů. Je nezbytné vtáhnout do změn manažery a pak správně zakomponovat jejich představy, aby rostla přidaná hodnota HR pro byznys. Na základě analýzy identifikujte nejoptimálnější a nejefektivnější metodu vašeho procesu, abyste jej standardizovali pro budoucí použití. Poté zdokumentujte tento aktualizovaný proces a sdílejte jej s odpovědnými týmy.
Například jste aktualizovali svůj náborový proces pro nábor na dálku. Přestože podstata procesu zůstává stejná, některé změny je třeba zdokumentovat. Například doručování kompletní „nástupní sady“ novému zaměstnanci, kterou dříve dostával první den v práci.
Taková podrobná dokumentace pomáhá standardizovat nový proces a zajišťuje, že důležité kroky v procesu nebudou vynechány. Nezapomeňte pravidelně školit členy svého týmu o dokumentaci procesu, abyste zvýšili pravděpodobnost, že proces bude proveden podle potřeby.
Ukázku prostředí onboardingového procesu formou videohry ADA můžete zhlédnout zde: https://youtu.be/Xh-o7uKM8dQ
Neopomíjejte firemní kulturu
Firemní kultura reflektuje celkově všechny procesy, jelikož je součástí každého z nich.
Zlepšete spokojenost zaměstnanců pozitivní firemní kulturou. Vaši zaměstnanci potřebují mít pocit respektu, docenění a vyslyšení. Čím více si otevřeně a transparentně ceníte práce svých zaměstnanců, tím šťastnější a produktivnější budou.
Před implementací změn ke zlepšení firemní kultury musíte nejprve porozumět kultuře, kterou již v organizaci máte nastavenou. Možná máte dojem, že tuto kulturu sami znáte, ale pokud jste na manažerské pozici, vždy budou existovat věci, které o svých nižších zaměstnancích nevíte.
Nejlepším způsobem, jak porozumíte současné kultuře vaší společnosti, je klást zaměstnancům otázky a získat jejich názory. Zeptejte se jich, zda jsou šťastní, zda se cítí oceňováni, zda jsou věci, které by chtěli změnit, a jaké jsou jejich osobní cíle. Abyste mohli zlepšit firemní kulturu, nejprve musíte zjistit, jak se vaši zaměstnanci na pracovišti cítí.
Více o zlepšení této oblasti: https://www.conectio.eu/viva
Zdroje
댓글